G DATA Tech Day 2020: Campus-Feeling geht auch virtuell

17.09.2020
G DATA Blog

Schon nach nur zwei Jahren ist unser Tech Day eine feste Institution geworden, sodass eine Corona-bedingte Absage nie infrage kam. Auf dem Weg zum virtuellen Event waren aber viele Fragen zu klären und einige Hürden zu nehmen. Die Erfahrung zeigt: Stimmung geht auch Online.

Nach dem Tech Day ist vor dem Tech Day. Als wir im September 2019 nach einem sehr erfolgreichen Partner-Event den Termin für das Jahr 2020 festlegten und die ersten Planungsmeetings stattfanden, konnte keiner ahnen, was uns in diesem Jahr erwartet. Auch als wir zum Jahresanfang die ersten Save-the-Date Mails verschickten, war Corona noch weit entfernt. Die Planungen liefen bereits auf Hochtouren, denn viele Dinge haben einen sehr langen Vorlauf. Dementsprechend groß war der Schock im April, als immer deutlicher wurde, dass wir einen Tech Day 2020 nicht in der Form durchführen können, wie es eigentlich geplant war. Das Event abzusagen oder auf einen späteren Termin zu verschieben, kam nach kurzer Diskussion nicht infrage. Denn wir wollten unsere Partner aktuell über die neuesten Entwicklungen bei G DATA informieren. Und das waren wie in den Vorjahren wieder viele: Von der neuesten Version unserer Endpoint Protection über aktuelle News zu unseren Schutztechnologien bis hin zu neuen Dienstleistungen im Bereich Incident Response und der Phishing Simulation für unsere Security Awareness Trainings. Ein weiteres Argument gegen eine Absage: Viele Partner haben uns direkt zu Beginn der Corona-Krise gefragt, ob unser Event denn stattfindet beziehungsweise gebeten, es auf jeden Fall durchzuführen. Ein besseres Zeichen der Wertschätzung konnte ich mir zu diesem Zeitpunkt kaum wünschen. Mit der Entscheidung, den Tech Day virtuell durchzuführen, kamen viele neue Fragen und ebenso viel Arbeit auf das Organisationsteam zu.

Virtuelle Konferenzen organisieren – Worauf kommt es an?

Natürlich mussten wir festlegen, welches Tool wir einsetzen. Aber eine andere Frage war viel dringender: Wie überzeugen wir unsere Partner, an unserem Tech Day teilzunehmen? Denn schon früh war klar, dass wir nicht die Einzigen sein würden, die virtuelle Konferenzen veranstalten. Hinzu kam, dass viele traditionelle Frühjahrs-Events in den Herbst verschoben wurden und sich daher eine hohe Termindichte abzeichnete. Also fragten wir uns, wie wir unser bekanntes Campus-Flair zu den Partnern und Resellern transportieren können, denn wir wollten keine normale Informationsveranstaltung. Das Barbeque und das abendliche Networking sind wesentlicher Bestandteil des Partnertags. Die Lösung: Ein Überraschungspaket für alle Teilnehmer. In das Paket sollten möglichst typische G DATA Goodies rein. Schnell war klar, dass dazu auf jeden Fall unser G DATA Kogi Kaffee gehört, den wir extra abgepackt haben. Und wie lässt sich der Standort Bochum besser transportieren als mit Bier? Daher planten wir ein abendliches Biertasting – mit selbstgebrautem G DATA Tech Day Bier und eigenem Bierglas. Das Maskottchen Viri und ein G DATA Mundschutz durften natürlich auch nicht fehlen. Sogar selbstgebackene Kekse legte das Orga-Team mit in das Paket. Viele helfende Hände haben dafür gesorgt, dass es eine tolle Überraschung wurde.

Video-Plattform mit stabiler Performance

Parallel zu den kulinarischen Planungen beschäftigten wir uns mit der Frage, welches Video-Konferenz-Tool wir einsetzen. Die zu erwartende Teilnehmerzahl sprach gegen den Einsatz einer speziellen Konferenzplattform. Die von uns ins Auge gefassten Lösungen waren alle für Konferenzen mit mehreren tausenden Teilnehmern ausgelegt – für unsere Anforderungen wäre das deutlich überdimensioniert gewesen. In die engere Auswahl nahmen wir verschiedene Webinar-Tools und entschieden uns am Ende für Zoom. Denn als einziges Tool erfüllte Zoom eine Anforderung, die wir vorab getroffen hatten. Um die Pausen zwischen einzelnen Vorträgen zu überbrücken, wollten wir kurze G DATA-Filme vom Campus einspielen. Die Idee: Noch mehr Campusfeeling für die Teilnehmer. Außerdem sprach für den Einsatz von Zoom, dass wir es selbst täglich nutzen und es sich in der Praxis bewährt hat. Es hat eine hohe Stabilität, was auch der Tech Day gezeigt hat. Denn während des siebenstündigen Events hatten wir keinen Bild- oder Tonausfall. Um uns für den Worst-Case abzusicheren, also den Zoom-Totalausfall, hatten wir zusätzlich eine weitere Webinar-Lösung als Fall-Back-Ebene aufgebaut. Während sich also ein Team um die technische Umsetzung kümmerte, wurde ein anderes Team kreativ und drehte mehrere kurze Pausenfüller. In der Hauptrolle: G DATA Maskottchen Viri, der als Gast den Tech Day  und das Trojan Horse Café besucht oder an einer Campus-Führung teilnimmt. Und weil bei G DATA viele kreative Köpfe engagiert arbeiten, entstand sogar ein selbstkomponierter Tech-Day-Soundtrack.

Viele Fragen und passende Antworten

Nachdem wir im Frühjahr die grundsätzlichen Fragen geklärt haben, mussten wir in der täglichen Arbeit unzählige kleine Fragen klären. Dazu traf sich das Organisationsteam regelmäßig, um die Details abzustimmen. Dazu gehörten Fragen zu Logistik, denn die Pakete sollten pünktlich und sicher bei den Teilnehmern ankommen. Auch mit Zoll- und Einfuhrbestimmungen mussten wir uns auseinandersetzen, denn Alkohol in die Schweiz zu schicken ist unter Umständen problematisch. Schon früh entschieden wir uns, Technik-Checks durchzuführen, denn wir wollten nichts dem Zufall überlassen. Dazu gehörte nicht nur ein Test mit verschiedenen Headsets, sondern auch die Frage der Beleuchtung und des Bühnenbilds in der Eventhalle. Schon früh hatten wir uns für die Eventhalle als Hintergrund entschieden, denn diesen Ort kennen unsere Partner noch vom letzten Jahr. Die einzelnen Vorträge haben wir aus den Büros der Kollegen oder aus dem Homeoffice übertragen. Die Technikchecks haben uns sehr dabei geholfen, Stolpersteine aus dem Weg zu räumen. Mit meinem Mitmoderator Markus konnten wir auch proben, wir wir uns die Arbeit aufteilen, denn neben der Moderation führten wir gleichzeitig Regie. Und in den Proben zeigte sich, dass gleichzeitig reden, in die Kamera schauen und klicken schwierig ist. Daher haben wir uns für eine Aufgabenteilung entschieden: Einer spricht, der Andere klickt. Zusätzlich haben wir zwei Tage vor dem Tech Day Zoom einen Stresstest unterzogen, denn eher selten haben wir so viele Personen gleichzeitig zu einer Videokonferenz geschaltet. Auch hier lief alles glatt.

Trotz akribischer Vorbereitung war am Tech Day selbst die Nervosität größer als im vergangenen Jahr. Denn es konnte ja immer noch viel schief gehen. Murphy’s law eben. So konnte ich auch den Gedanken an einen Stromausfall nicht ganz zur Seite schieben. Denn ohne Strom wäre der Bildschirm bei mehr als 200 Teilnehmern schwarz geblieben. Eine Präsenzveranstaltung ohne Strom lässt sich mit etwas Improvisation und lauter Stimme dagegen noch fortsetzen. Im Nachhinein hat sich aber auch gezeigt, dass die größte Herausforderung für alle Speaker die fehlende Interaktion mit den Zuschauern war. Vor Publikum haben alle Vortragende bereits gesprochen. Aber der starre Blick in eine Kamera am Laptop war für einige eine neue Erfahrung.

Fazit: Der Reiz der unbekannten Online-Konferenz

Was bleibt nach dem Event? Nicht ohne Stolz kann ich sagen, dass wir unsere hohen Erwartungen noch übertroffen haben. Die Teilnehmerquote war über den gesamten Tag sehr hoch und ziemlich stabil. Und auch beim abendlichen Biertasting waren noch viele Partner und Reseller anwesend. Der Aufwand hat sich definitiv gelohnt. Die Zusammenarbeit des gesamten Orga-Teams war einfach spitze.

Und nächstes Jahr? Der Tech Day hat mir gezeigt, dass eine virtuelle Konferenz niemals ein persönliches Gespräch ersetzen kann. Daher hoffe ich sehr, dass wir 2021 wieder einen Partnertag auf dem Campus veranstalten können. Vielleicht macht es auch Sinn, eine hybride Veranstaltung zu planen. Davon profitieren Kunden mit einer sehr langen An- und Abreise. Ich würde mich sehr freuen, im kommenden Jahr wieder Partner persönlich in der Eventhalle begrüßen zu können. Denn auch jetzt gilt: Nach dem Tech Day ist vor dem Tech Day.

Matthias Koll
Senior Sales Engineer

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